Concepte generale de planificare a unui proiect

In principiu,planul unui proiect reflecta modul în care se preconizează realizarea efectiva a acestuia, de la faza de concepție și pana la terminare.

El trebuie sa cuprindă :

• ce obiective trebuie atinse și în ce ordine.
• ce acțiuni trebuie intreprinse,care sunt condiționările dintre acestea,când trebuie ele sa înceapă și când trebuie sa fie terminate.
• costurile și resursele necesare diferitelor acțiuni preconizate
• nivele de calitate impuse și criteriile de apreciere ale acesteia
• bugetul proiectului și programul de prelucrare a resurselor necesare
• stuctura de repartizare a muncii și a responsabilităților defalcata pe fazele de dezvoltare ale proiectului și pe persoanele care răspund de conducerea și urmărirea proiectului.

Pentru proiectele mari, planul se realizează de regula în mai multe versiuni:

• un plan director (strategic) care se refera la obiectivele principale și la acțiunile pe termen lung. Dupa acest plan se orientează conducătorul     proiectului în elaborarea deciziilor de ansamblu.

• unul sau mai multe planuri mai detaliate corespunzătoare celorlalte nivele ierarhice ale structurii de conducere a proiectului.Gradul de detaliere este atât mai mare cu cat nivelul ierarhic căruia ii este adresat este mai mic.

Resurse necesare pentru realizarea unui proiect:
Programăm proiectul și redactăm cererea de finanțare pentru a accesa fondurile necesare realizării acestuia

a. Ce resurse ne sunt necesare?

• umane
• materiale
• informaționale
• timp
• financiare

b. De unde le obținem?

• accesare fonduri structurale;
• subcontractare de la instituțiile publice;
• accesare fonduri private;
• resurse proprii entității juridice pentru proiecte interne de eficientizare.

c. Elaborăm bugetul de proiect:

• selectăm unitățile de măsură pentru resurse;
• alocăm pentru fiecare activitate TOATE tipurile de resurse necesare derulării acesteia.

d. Corelăm bugetul de proiect cu bugetul general al entității juridice:

• cofinanțare, coplată etc.

e. Coordonăm implicarea în proiect a partenerilor și contribuția fiecăruia la atingerea obiectivelor:

• coordonarea resurselor la nivel de consorțiu;
• complementaritatea contribuțiilor în cadrul parteneriatelor;
• cofinanțare proiecte/ activități.

Avantajele și efectele pozitive ale unei bune planificări a resurselor sunt:

• realizarea alocării resurselor de proiect în mod corect, eficient astfel încât să se asigure ulterior o implementare adecvată, evitându-se pierderile sau consumul inutil de resurse;
• o mai bună înțelegere a conținutului proiectului, a corelărilor necesare  între  principalele componente:
• definirea livrabilelor ca rezultate și/ sau indicatori de proiect;
• identificarea, din această etapă, a potențialelor riscuri și realizarea planurilor alternative pentru limitarea sau eliminarea efectelor negative.