In principiu,planul unui proiect reflecta modul în care se preconizează realizarea efectiva a acestuia, de la faza de concepție și pana la terminare.
El trebuie sa cuprindă :
- ce obiective trebuie atinse și în ce ordine.
- ce acțiuni trebuie intreprinse,care sunt condiționările dintre acestea,când trebuie ele sa înceapă și când trebuie sa fie terminate.
- costurile și resursele necesare diferitelor acțiuni preconizate
- nivele de calitate impuse și criteriile de apreciere ale acesteia
- bugetul proiectului și programul de prelucrare a resurselor necesare
- stuctura de repartizare a muncii și a responsabilităților defalcata pe fazele de dezvoltare ale proiectului și pe persoanele care răspund de conducerea și urmărirea proiectului.
Pentru proiectele mari, planul se realizează de regula în mai multe versiuni:
- un plan director (strategic) care se refera la obiectivele principale și la acțiunile pe termen lung. Dupa acest plan se orientează conducătorul proiectului în elaborarea deciziilor de ansamblu.
- unul sau mai multe planuri mai detaliate corespunzătoare celorlalte nivele ierarhice ale structurii de conducere a proiectului.Gradul de detaliere este atât mai mare cu cat nivelul ierarhic căruia ii este adresat este mai mic.
Resurse necesare pentru realizarea unui proiect: Programăm proiectul și redactăm cererea de finanțare pentru a accesa fondurile necesare realizării acestuia
a. Ce resurse ne sunt necesare?
- umane
- materiale
- informaționale
- timp
- financiare
b. De unde le obținem?
- accesare fonduri structurale;
- subcontractare de la instituțiile publice;
- accesare fonduri private;
- resurse proprii entității juridice pentru proiecte interne de eficientizare.
c. Elaborăm bugetul de proiect:
- selectăm unitățile de măsură pentru resurse;
- alocăm pentru fiecare activitate TOATE tipurile de resurse necesare derulării acesteia.
d. Corelăm bugetul de proiect cu bugetul general al entității juridice:
- cofinanțare, coplată etc.
e. Coordonăm implicarea în proiect a partenerilor și contribuția fiecăruia la atingerea obiectivelor:
- coordonarea resurselor la nivel de consorțiu;
- complementaritatea contribuțiilor în cadrul parteneriatelor;
- cofinanțare proiecte/ activități.
Avantajele și efectele pozitive ale unei bune planificări a resurselor sunt:
- realizarea
alocării resurselor de proiect în mod corect, eficient astfel încât să
se asigure ulterior o implementare adecvată, evitându-se pierderile sau
consumul inutil de resurse;
- o mai bună înțelegere a conținutului proiectului, a corelărilor necesare între principalele componente:
- definirea livrabilelor ca rezultate și/ sau indicatori de proiect;
- identificarea,
din această etapă, a potențialelor riscuri și realizarea planurilor
alternative pentru limitarea sau eliminarea efectelor negative.
